HYBRIDE EN ONLINE CONGRESSEN ZIJN ER EN ZE GAAN NIET MEER WEG

‘Corona dwingt ons om flexibel te zijn’

  • 5 min.
  • Oncologiedagen
  • Wetenschap

Dat het organiseren van symposia en congressen in de huidige coronatijd weerbarstig is, blijkt wel uit recente ontwikkelingen rondom de 26e Oncologiedagen, jNVMO-onderwijsdag en algemene ledenvergadering van de NVMO. Vanwege de aangescherpte coronamaatregelen in het land vormden projectdirecteur Pepijn Klerkx van Congress Care en NVMO-bestuurslid dr. ing. Sjoerd Hovenga samen met collega’s deze NVMO-bijeenkomsten in korte tijd om van hybride naar volledig virtueel te volgen meetings.

‘Het enige dat zeker is, is dat alles onzeker is.’ Hovenga, internist-oncoloog bij Nij Smellinghe in Drachten, kan er nog wel om lachen. Want vanwege corona is alles anders dit jaar bij de organisatie van de Oncologiedagen, het grootste nascholingscongres voor internist-oncologen in Nederland. Aanvankelijk was het idee om de NVMO-bijeenkomsten in het najaar als hybride variant te organiseren, waarbij een beperkt aantal deelnemers op locatie aanwezig kan zijn en deelnemers de meeting daarnaast virtueel kunnen volgen. Hoe je dat organiseert, zo’n hybride vorm van fysiek en online, dat is een enorme uitdaging, stelt Hovenga. ‘We hebben daar geen enkele ervaring in. We zijn als programmacommissie, samen met onze partners van Congress Care, met wie we al jaren de Oncologiedagen organiseren, dan ook continu in gesprek over hoe we dat het beste kunnen doen.’

Adviezen voor livestream

En uitdagingen zijn er genoeg. Niet iedere spreker zal bijvoorbeeld fysiek op een locatie aanwezig zijn. Hovenga: ‘Sommige sprekers mogen dat niet vanwege gezondheidsredenen, anderen voelen zich er niet senang bij. Dat betekent dat we hun presentatie op hun eigen locatie zullen opnemen, bij hen thuis of in het ziekenhuis. Via een liveverbinding streamen we dat rechtstreeks voor alle deelnemers.’
De digitale sprekers krijgen ook vooraf adviezen waar ze tijdens hun livestreampresentatie rekening mee kunnen houden, vult Klerkx aan. ‘We doen dat samen met MEDTalks, dat zorgt voor de videoverbindingen; dat zijn echte televisiemakers. We adviseren sprekers bijvoorbeeld om iets aan te trekken dat voldoende contrasteert met de camera-achtergrond of we vragen hen erop te letten dat de lettertypes van hun powerpointslides goed leesbaar zijn. Dat zijn kleine dingen, maar voor een videopresentatie maken ze veel verschil.’

Deelnemers bij de les houden

De grootste uitdaging is misschien wel hoe je online deelnemers net zo betrokken houdt bij de presentaties als deelnemers die live aanwezig zijn. Want die verschillen zijn groot, weet Klerkx: ‘In de zaal kun je gemakkelijk een verhaal van een halfuur volgen zonder je aandacht te verliezen, maar op de laptop – thuis of in je werkkamer – is dat anders. We moeten er daarom voor zorgen dat er voldoende ruimte is voor online interactie, zodat we ook de online deelnemers actief houden. En ze vanachter hun laptop chats en vragen gaan sturen naar de dagvoorzitter.’
Vandaar dat er tijdens de presentaties voldoende ruimte wordt ingebouwd voor polls en voting, toets- en feedbackvragen waar alle deelnemers op kunnen reageren. Klerkx: ‘Niet alleen om ervoor te zorgen dat de online deelnemers bij de les blijven, maar ook om er zeker van te zijn dat iemand die online heeft ingelogd echt meedoet, en niet toevallig koffie aan het zetten is of de hond uitlaat. We willen borgen dat iemand recht heeft op zijn accreditatiepunten.’
‘Tegelijkertijd denken we niet dat online deelnemers hier veel misbruik van zullen maken’, vult Hovenga aan. ‘We gaan ervan uit dat internist-oncologen zich graag bijscholen. Bovendien heb je ook tijdens fysieke congressen nooit honderd procent garantie dat iemand meedoet. Dus ja, dit is een aandachtspunt, maar we gaan er niet scherp op letten. We rekenen op de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemers.’

Sociaal contact met collega’s

Eén ding kan een hybride of virtueel congres nooit vervangen, weten Hovenga en Klerkx: het sociale contact met collega’s. Hovenga: ‘De Oncologiedagen staan erom bekend dat je elkaar daar als collega’s even recht in de ogen kunt kijken, dat je kunt uitwisselen, en samen de dagelijkse ziekenhuispraktijk kunt bespreken.’
‘Hoe leuk is het dat een internist-oncoloog uit Drachten onder het genot van een hapje en een drankje zijn collega in Maastricht weer ziet en spreekt’, vult Klerkx aan. ‘De nascholingspresentaties kun je achteraf wel online terugvinden, maar dat sociale aspect van een live congres, dat kun je niet nabootsen in een virtuele omgeving. Online zal daarom nooit volledig de live congressen kunnen vervangen. Daarom is het goed dat we, als de omstandigheden dat toelaten, voor een hybride congresopzet kiezen. We beantwoorden daarmee ten dele aan de behoefte van deelnemers om elkaar te kunnen ontmoeten.’
Tegelijkertijd is een hybride congresvorm prijstechnisch de duurste optie, weet Klerkx. ‘Enerzijds tuig je een live congres op, met minder deelnemers die fysiek aanwezig zijn, en anderzijds hang je er een digitale poot aan vast die inhoudelijk van hoge kwaliteit dient te zijn.’
Toch is een hybride mix wel degelijk betaalbaar, vervolgt hij. ‘Bijvoorbeeld als je ervoor zorgt dat alle deelnemers, zowel live als online, een fee betalen, waarbij je live iets meer betaalt dan online. Bovendien weten we dat sponsoring – door bijvoorbeeld de farmaceutische industrie – makkelijker verloopt als er een live component is. Voor sponsors draait het primair om het contact met hun klant, in dit geval de internistoncoloog. Dat contact verloopt het best als je elkaar face to face kunt spreken.’

Meer balans tussen werk en privé

Hybride congresvormen zullen na corona niet meer verdwijnen, verwachten beiden. Hovenga: ‘Ik denk dat er meer balans komt tussen werk en privé. We moesten tijdens de lockdown in eerste instantie allemaal wennen aan het online werken en het online patiëntencontact. Maar ik hoor van veel collega’s dat ze het fijn vinden om minder te reizen en meer thuis te zijn. Als je ziet met wat voor gemak we vóór corona soms trein, auto of vliegtuig pakten voor nationaal en internationaal congresbezoek. Dat is niet langer houdbaar. Ik denk dat we daarin een stapje terug moeten doen. We hebben met ons reisgedrag wel degelijk bijgedragen aan deze pandemie. Dus ja, hybride en online congressen zijn er, en ze gaan niet meer weg.’
Klerkx: ‘We moeten de komende tijd blijven nadenken over een plan B, zoals nu we nu voor de Oncologiedagen hebben gedaan, dus een volledig online aanbod van een congres of symposium. Fysiek is echt het leukste, maar corona dwingt ons om flexibel te zijn. We moeten rekening houden met alle scenario’s en dat doen we ook.’


Dr. Ing. Sjoerd Hovenga is sinds 2005 werkzaam bij ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten. Hovenga is NVMO-bestuurslid met de portefeuille congressen en bijscholing, en voorzitter van de programmacommissie van de Oncologiedagen.


Pepijn Klerkx werkt voor Congress Care en heeft meer dan 11 jaar ervaring in de professionele congresorganisatie. In 2008 behaalde hij een BBA-graad in Hospitality Management. Klerkx is gecertificeerd lid van de International Association for Professional Congress Organisers (IAPCO).